マイナンバーの管理

 

前回までマイナンバーの利用範囲について紹介してきました。

今回は、各企業においてどのようにマイナンバーを管理していったらよいか

という観点からお話しいたします。

 

マイナンバーの管理方法について、内閣府よりチェックリストが公表されました(http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/download/checklist.pdf)。

マイナンバーの管理の第一歩は、担当者の明確化です。

 

①    マイナンバーの担当者を決めておく(主に給与計算に携わる部署が担当)

②    マイナンバーを従業員から取得する際には、利用目的(「源泉徴収票作成」

「健康保険・厚生年金保険届出」「雇用保険届出」)を伝える。また、番号が

間違っていないかの確認と身元の確認が必要です。

⇒(1)顔写真の付いている「個人番号カード」か、(2)10月から届く

マイナンバーが書いてある「通知カード」と「運転免許証」などで確認を行いましょう。

アルバイトやパートの方も、マイナンバーの番号確認や身元確認が必要となります。

なお、雇用関係が明らかで、身元も分かっている場合は、身元確認を省略できます。

 

次に、マイナンバーの管理・保管に関してですが、

 

①    マイナンバーが記載された書類は、鍵のかかる棚や引出に保管するようにしましょう。

最近、マイナンバー特需で、耐火金庫の売上が上昇しているそうです。

無理にシステム化する必要はないので、マイナンバーの管理に対する設備投資に

あまりお金をかけすぎないように注意しましょう。

 

②    マイナンバーの管理をパソコンで行う場合は、セキュリティ対策を必ず行ってください。

ウィルスによりデータが外部に流出することのないように注意しましょう。

 

マイナンバーは様々な分野に利用が期待されている反面、一度流出すると、

その番号ひとつで様々な情報が取得できるようになります。

まず、社内で社員さんへの周知を徹底し、管理面においても

社内で放置することのないようにしましょう。